Thursday, November 13, 2014

メール管理が大変ならテキストファイルにすればいいじゃない

会社のメールの管理がめっちゃ大変という話です。

僕が働いている会社は、
メールとスケジュールに非常にマイナーなグループウェアを使っています。
グループウェアなので、メールクライアント(メーラー)も専用のものです。

50,000通くらい受信メールがたまっておりまして、
メーラーは遅くなるし、ディスク容量も食うので30000通位はアーカイブしてあります。
全体で数ギガのサイズがあります。

こういう状態であることだけでも苛立つのですが、
なんとこのメーラー、メールの本文検索がまともにできないのです。
検索をかけると、メーラーがフリーズしたようになり仕事が止まってしまいます。
また、アーカイブしたメールファイルはそもそも検索できません。
あほくさいのでwindows標準の検索機能で検索したいところですが、
メールの形式が独自であるため、windowsが本文検索できず...

こういう状況は前から悩んでいたのですが、決心して以下のようにすることにしました。
- 過去メールは本文をコピーしてテキスト形式で保存する
- テキストの題名は「yyyy-mm-dd-hhmm_メール題名.txt」とする
- 添付ファイルは必要な時だけ独自形式のファイルを見に行く

テキスト形式で保存するために、独自形式のファイルをながめて仕様を予想し、
なんとか実現できました。
スクリプトはUWSCなどを検討したのですが、結局一番得意なExcel VBAでやりました。
作成4時間、実行30分くらいです。
これでwindows標準の検索機能が使えるようになり、便利に使っています。

/***update***/
具体的な方法をちょっと紹介。
この独自形式のファイルは、
[header的な部分]、[メール本文]、[添付ファイル(ある場合)]
が一つのファイルになっており、
しかも[header的な部分]と[添付ファイル(ある場合)]の形式が数種類ある、
という滅茶苦茶な仕様(仕様と言っていいかわかりませんが)でした。
EXcel VBA で一行ずつ読み込んで本文だけを抽出しています。
/******/

メールはあと20年以上残る文化でしょうけど、
- メッセージがサーバで管理されずローカル管理(現代的でない)
- ファイルなんでも添付されまくってしまう
- 結果メールが仕事の中心になってしまう
など、ひどい状況です。
Slackのような情報伝達方法を活用している会社が本当にうらやましいですが、
僕のように苦しい環境の方はこのメールのテキスト化、やってみてはいかがでしょうか?

No comments: