Saturday, July 08, 2017

パワーポイントのファイルサイズを小さくする方法

タイトル通り、MS powerpointで作成したスライドの、ファイルの大きさを縮小する方法です。
パワーポイントを扱う人なら遭遇したことがあると思います。
「パワポが大きすぎてメールで送れない」という状況...
ファイルのメール添付の上限は15MBとかだったりするので、
気合の入ったパワポだとこうなったりします。
パワポのサイズを下げる、3つの方法です。

1. フォントを埋め込まない
「ファイル」タブ > 「オプション」
「保存」>一番下の「ファイルにフォントを埋め込む」
のチェックを外します。
(Microsoft Office 2007, 2010, 2013, 2016共通。Office for Macにはこの機能なし)
これで場合により1MB以上のサイズ削減になります。
ただし、特殊なフォントを使っている場合はこの方法は避け、2だけやっておきましょう。
日本のビジネスでよく使われる「メイリオ」なら埋め込まなくてよいと思います。

2. フォントを統一する
これは個人的な好みによりますが、そもそもパワーポイント内で使うフォントは統一しておきましょう。
フォントがぐちゃぐちゃなパワポ、統一感がなくて見てて辛いので。
「ホーム」タブ>「置換」の右横の下三角>「フォントの置換」
これにより、パワーポイント全体の散らばったフォントを統一できます。
置換前のフォント ポップアップ メニューで、置換対象のフォントを選択し、
置換後のフォント ポップアップ メニューで、統一後フォントを選択します
こだわりでフォントを変えることより、わかりやすく簡潔な文章を推敲する方が4億倍重要です。

3. 貼り付けた画像を小さくする
パワポで使っている画像のサイズが大きいことが、ファイル容量の最大の原因となります。
ものすごく大きい会場で、フルハイビジョンのプロジェクターで投影する必要がないのであれば、
これは圧縮しておきましょう。
どれかの画像を選択した状態で
「図ツール」> 「書式 」タブ>「図の圧縮」
「この画像だけに適用する]」チェック ボックスをオフにします。
圧縮サイズは「メール(96ppi)」で十分と思います。

どうでしたでしょうか?
僕は上記を常に実践しておりまして、ファイルサイズは大体1MB程度以下になるようにしています。
フォントを埋め込むか否かは意見が分かれそうですね。
社内でパワポを共有する場合、全員ほぼ同じ環境ですので、フォント埋め込みはいらないと思っています。
社外に出す場合は、pdf形式に変換することが多いと思いますが、その際はフォントが自動で埋め込まれますので安心です。
しかし、使っているフォントの種類が多いとpdfのサイズもすごいことになりますので、
方法2はやっておいた方がよい気がします。
以上、社会人向けのネタでした。

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